Закупка программного обеспечения и Software Asset Management
Деньги – это кровь экономики любого предприятия. Мало кто из руководителей и собственников предприятий не согласятся с этим тезисом. Недостаток денег, как и недостаток крови ведёт к проблемам в обоих случаях. Но я хочу рассмотреть только один из случаев – момент закупки программного обеспечения в организации.
В последнее время я несколько раз слышал описание закупки ПО в крупных компаниях следующего вида:
ИТ служба в лице её руководителя производит сбор информации о потребностях на ПО, количестве ПК, серверов, текущем количестве пользователей ПО или служб, планов на изменения. Собрав и обработав количественную информацию, ИТ служба формирует номенклатурный список ПО, где –то находит цены и формирует бюджет на закупку. А дальше происходит интересная процедура. По-умному это называется «Секвестрование бюджета», а по рабоче-крестьянски – денег на закупку полностью не дают. Причём, теперь это проблема ИТ службы.
И вот у меня возникает в связи с такой технологией два вопроса:
1. Почему это в принципе вопрос ИТ службы. Ведь программным обеспечением пользуются сотрудники других подразделений и оно нужно для полноценного функционирования компании.
2. Почему всё описанное происходит перед очередным контрактом и нет постоянного сбора актуальной информации?
Ну, то есть у проблемы несколько «родителей» получается. С одной стороны, всё, что касается ПО в организации традиционно – сфера ответственности ИТ службы. И менять это, беря ответственность на себя никто не будет. С другой стороны – раз уж ИТ регулярно отвечает за этот вопрос – почему столько недоверия со-стороны финансистов?
Ответ, на эти и даже другие не сформулированные вопросы, как мне кажется, в том, что нет утверждённой процедуры – правил игры, с которыми согласятся все, но в первую очередь руководство и собственники. А правило (или даже набор правил) должно быть следующим:
1. Информация должна быть актуальной в любой момент времени. Благодаря этому, всегда можно успеть сманеврировать при планировании закупок. План нужно иметь хотя бы в трёхлетней перспективе.
2. Планы на закупку должны быть стратегическими. Это значит, имея перспективный план, его нужно соотносить с предложениями на рынке. Не раз я слышал о том, что свёрстанный на год бюджет внезапно приходилось менять из-за роста отпускной цены на ПО.
3. Если режется бюджет, то логично, что тот, кто его зарезал и должен указать, кому ПО не достанется. Он же и должен за это отвечать.
4. Если на ИТ службу возложили ответственность за закупку ПО, то ни одна закупка не должна пройти мимо.
И вот тут мне многие ИТ руководители станут с возмущением говорить что-то типа: «Да кто же нам такое сделает?». Правильно! Никто и не сделает, если вы не будете сами внедрять такую практику. Ибо именно вы заинтересованы в разделении ответственности. Именно вы носители тех знаний, которые отсутствуют у тех, кто утверждает бюджет. Они – всего лишь люди.
Кто, кроме вас может сказать: «Нельзя уменьшать количество лицензий при покупке в MS Enterprise Agreement. Там стандартизация и обязательство купить на все устройства» или «Мы не можем уменьшить лицензии на Oracle хотя бы потому, что у нас именно такое количество процессоров и ядер, а если мы возьмём меньше, то будет понижение мощности и работа будет простаивать». И да, вам потребуется словарь с ИТ языка на финансовый. Но когда вы создадите правило, убедите руководство в его целесообразности. Когда правило будет прозрачным и на понятных механизмах, которые не строятся на «верьте мне на слово», тогда и вам будет проще и финансистам и закупёрам. Правила облегчают жизнь.
Ну а после их создания надо будет следить, чотб из них небыло исключений.
Удачи вам!
